viernes, 4 de mayo de 2012

Como usar Google Drive en el aula y las diferencias con DropBox




La tecnología de almacenamiento en la nube es un recurso TIC muy útil y cada vez más imprescindible para el profesor y el alumno a nivel académico. Con esta tecnología los profesores y alumnos pueden almacenar y compartir documentos, fotos y videos en la nube para tenerlos accesibles desde cualquier ordenador.
Hace unos días Google Drive se presentaba como el nuevo servicio de almacenamiento online gratuito. Para los que ya utilicen DropBox, Google Drive es ahora una alternativa a considerar y ofrecemos una detallada comparativa al final de la entrada.

¿Qué ventajas presenta esta tecnología para los profesores y los alumnos?
  • Empezar a editar un documento en el ordenador del aula y terminarlo en el equipo de casa sin necesidad de enviarse a uno mismo el archivo por correo electrónico o descargarlo en un USB.
  • No necesitar renombrar archivos y borrar versiones antiguas tras hacer varias modificaciones a un documento
  • Compartir un video o una carpeta de documentos con los alumnos enviando simplemente un email con un enlace a un fichero guardado en Google Drive e invitarles a verlo y descargarlo.
  •  Pedir a los alumnos que abran un documento y realicen un ejercicio. Tras su finalización los alumnos guardan el documento en Google Drive para que el profesor pueda corregirlos.
  • Colaborar con los alumnos en un documento en tiempo real, enviando y recibiendo comentarios del grupo.
  • Disponer de una copia de seguridad de todos los ficheros en la nube, evitando su pérdida en el caso de que el disco duro del ordenador se corrompa, se infecte con un virus o se caiga el servidor de ficheros del centro.
  • Recuperar archivos que hayamos borrado accidentalmente e incluso volver a una versión antigua del documento de un mes atrás.
  • Realizar búsquedas de objetos y texto que aparecen en imágenes guardadas y documentos escaneados para encontrar fácilmente archivos. Gracias al reconocimiento óptico de caracteres (OCR) podemos encontrar rápidamente un archivo por su contenido y no únicamente por su nombre.

¿Cómo funciona esta tecnología?
Cuando se descarga la aplicación de Google Drive, aparece una carpeta en nuestro ordenador como si fuera un nuevo directorio en nuestro disco duro, al cual podemos arrastrar y soltar nuestros archivos. Ahora cualquier fichero almacenado en esta carpeta o cualquier modificación queda automáticamente copiada en la nube en nuestra cuenta de Google Drive.
Para acceder a estos ficheros desde cualquier PC, simplemente debemos instalar Google Drive en todos ellos para sincronizarlos. Puedes acceder a Google Drive desde cualquier navegador en la página web drive.google.com, desde la carpeta de Google Drive que hemos descargado en otro ordenador o desde la aplicación del dispositivo móvil o tableta Android. En breve estará disponible para iOS.

Google Drive
¿Qué diferencia hay con Google Docs?
Google Docs ahora está integrado dentro de Google Drive. Los documentos, las hojas de cálculo y las presentaciones que tenemos guardadas en Google Docs ahora aparecen dentro de la carpeta de Google Drive, o más bien un enlace a ellos.
Porque los documentos creados con Google Docs siguen estando almacenados en la nube y no pueden ser descargados en nuestro PC desde Google Drive y editarlos con el procesador de textos que deseemos. De hecho si abrimos un Google Doc desde la carpeta de Google Drive, siempre se abrirá en su aplicación web para ser editado online. Para descargar un Google Doc en nuestro PC, debemos como siempre, abrirlo online y descargarlo desde allí.
Por el contrario, los ficheros que arrastramos a Google Drive desde nuestro disco duro, se encuentran en nuestro PC pero también se guarda una copia en la nube automáticamente y se sincroniza con nuestros otros equipos que usan Google Drive.

 ¿Que significa la sincronización de archivos entre varios ordenadores?
La sincronización significa que cualquier fichero que se arrastre a la carpeta de Google Drive y cualquier cambio que se realice en ella, automáticamente se actualiza no sólo en la nube sino en todas las carpetas de nuestros otros ordenadores y dispositivos móviles que hayamos conectado en Google Drive. De este modo, si se empieza a editar una foto en el aula en un ordenador, cuando lleguemos a casa, tendremos la última versión que hemos cerrado para seguir trabajando si lo deseamos.
La sincronización presenta el peligro de que si un alumno, por ejemplo, edita un archivo antes de que su PC haya recibido la última actualización de la nube, puede estar trabajando con una copia antigua y resultar en un conflicto de versiones. En este sentido trabajar con Google Docs, es más seguro cuando los alumnos trabajan conjuntamente en el mismo documento, ya que los cambios siempre se realizan directamente con el documento que se encuentra almacenado en la nube.

En el centro ya utilizamos DropBox ¿hay mucha diferencia de funcionalidades y precios entre ellas?
A continuación encontrarás una detallada tabla comparativa entre las dos soluciones. El espacio gratuito, el coste de ampliar espacio, la posibilidad de colaborar en tiempo real y el reconocimiento óptico de texto y objetos en archivos sitúan a Google Drive como una seria alternativa.
De todos modos nada nos impide utilizar ambos. Podemos poner, por ejemplo, las fotos y videos de excursiones en Google Drive y seguir con los documentos de trabajo en DropBox, aumentando así el espacio de almacenamiento gratuito para los archivos multimedia del aula.

Comparativa
Google DriveGoogle Drive
DropBox contra Google Drive
Espacio gratuito
5 GB
2 GB
Incrementar espacio gratuito
No puedes incrementar espacio gratuito por ahora
500MB adicionales por cada persona que use tu enlace para crear una cuenta
Tamaño máximo de archivo
10 GB
Sin límite
Precios
25 GB: $2,49/mes
100 GB:$4,99/mes
1 TB GB: $49,99/mes
16 TB: $799,99/mes
50 GB: $9,99/mes
100 GB: $19,99/mes
1 TB GB: $799/mes
Sistemas operativos
Windows, OS X, Android, iOS (en breve), Linux (en breve)
Windows, OS X, Linux, Android, iOS, Windows Phone (en breve)
Cuenta de correo electrónico
Se necesita cuenta de Gmail
Se puede registrar con cualquier cuenta de email (Exchange, hotmail, etc)
Integración con Google Docs
Los Google Docs aparecen dentro de Google drive ahora pero siguen siendo editados online y no pueden descargarse al nuestro PC
(GoogleDocs no consumen espacio)
 No se integra con Google Docs
Integración con Google+, Picasa y Gmail
Disponible
No disponible
Compartir un fichero o carpeta entera con otros
Sólo disponible desde la aplicación web
Disponible desde la aplicación de escritorio haciendo clic derecho sobre el fichero
Compartir ficheros a través de un enlace público o privado
Disponible
Disponible
Colaboración en tiempo real
Disponible crear y responder comentarios en tiempo real
No permite feedback entre profesor y alumno en tiempo real
Buscador de ficheros
Mejor búsqueda avanzada de documentos
Menos opciones de configuración para la búsqueda
Buscador por OCR (reconocimiento óptico de caracteres)
Disponible
No disponible
Visualización de diferentes tipos de archivos desde el navegador
Disponible en vídeos de alta definición, Adobe Illustrator , Photoshop y más
Igualmente disponible
Velocidad de carga y descarga de un fichero Carga y descarga un fichero más rápidamente. Pero no permite configurar el ancho de banda disponible.
Posibilidad de configurar el ancho de banda disponible y hacer más rápida la carga y descarga de un fichero
Velocidad de sincronización de un fichero de 50MB entre dos ordenadores
3 minutos en aparecer en nuestro otro ordenador
Un minuto en aparecer en nuestro otro ordenador si utilizamos LanSync, una opción inexistente en Google Drive
Ver versiones antiguas de un archivo
Debes descargar el fichero a tu ordenador (excepto para GoogleDocs)
Puedes ver en detalle versiones antiguas de un fichero desde la interfaz web
Días que guarda un archivo tras ser borrado 0 versiones antiguas
30 días
30 días pero con la cuenta Pro ilimitado
Propiedad de los archivos (Términos y condiciones)
Mantenemos la propiedad intelectual del contenido de los archivos pero Google añade la reserva de usar el contenido para mejorar el servicio al usuario, lo que quizás deja la posibilidad de obtener información sobre nosotros para hacer una publicidad personalizada.
Mantenemos la propiedad intelectual del contenido de los archivos sin esta reserva

Junto con la salida de Google Drive, Google Docs ha subido la cuota de almacenamiento a 5 GB y Gmail a 10 GB.